Özel Kalem Memurluğu

ÖZET GÖREV TANIMI:
Odaya ve Başkanlığa gelen tüm telefonların cevaplanarak ilgili servislere aktarılması, gelen giden evrak kayıtlarının tutulması, Yönetim Kurulu ve Meclis toplantılarının duyurulması, Genel Sekreterlik tarafından havale edilen yazıların cevaplanması.

SORUMLULUKLAR:
1. İletişim Araçları İle Odanın, Oda İçi ve Oda Dışı İletişiminin Koordinasyonunu Sağlamak.
Başkanlık ve diğer tüm birimlerin, oda içi ve oda dışı iletişiminin koordine edilmesi. Gelen mesajların, ilgili birimlere iletilmesi. Üyelere duyuru niteliğinde Posta, SMS ve Maillerin gönderilmesi. Oda ile iletişim halinde olan (üye, kamu kurum ve kuruluşların) iletişim bilgilerinin güncel tutulması.
2. Başkanın Programının ve Randevularının Ayarlanması.
Başkanlığa gelen davetiyelerin, toplantı yazılarının ve randevu taleplerinin Başkanla mutabakata varılarak ayarlanması ve çiçek, mesaj vb. gönderinin yapılması. Kamu kurum ve kuruluşları , kişi ve kişilerden randevu alınması.
3.Gelen Giden Evrak Kayıtları.
Odamıza gelen tüm evrakların kayıtlara girilmesinden sonra Genel Sekreterliğe sunulması ve alınan havale sonucuna göre ilgili birimlere dağıtılması, cevaplanması gerekenlerin cevaplanarak ilgili yerlere gönderilmesi, diğer birimlerin yazdığı yazıların evrak kayıta girilerek gönderilmesi, dosyalanmasının ve muhafazasının sağlanması.
4. Toplantı ve Duyuruları.
Ticaret Sicilinde yapılan işlemlerin alınması, gelen kayda girilmesi, Genel Sekretere sunulması, Hazirun ve Yönetim Kurulu Toplantı Gündeminin hazırlanması, Yönetim Kuruluna arz edilecek dosyaların hazırlanarak arzı, Yönetim Kurulu Toplantı sonrasında kararların ilgili birimlere, kurum ve kuruluşlara gerekiyor ise üyelere duyurulması, meclis gündeminin hazırlanması, Meclis Toplantıya Çağrı ve Hazirun cetvellerinin hazırlanması, tebliğinin sağlanması, muhasebe tarafından hazırlanan evrakları gerek Yönetim Kurulu ve gerekse Meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması. Toplantı masasının hazırlanması (dosyaları koyar, ikramlıkları hazırlatır) Oda ile ilgili Oda kurullarının seyahat edecek olmaları halinde; ulaşım araçlarını, konaklamalarını sağlar, yurt dışı çıkışlarında pasaport, vize v.b. seyahat materyallerini hazırlar. Milli Bayram ve özel günlerde bayrak asma ve indirme ile çelenk koyma ve çelenk geri alma organizasyonlarını yapar.6. Diğer
Üye Kimlik kartların hazırlattırılması ve üyeye teslimi.
5. Gelen Yazıların Cevaplanması.
Genel Sekreterlik tarafından havale edilen, Yaptığı görev sebebi ile ilgili yazışmaları yapmak, sevk edilen yazıların cevaplandırılması.
6. İdari İşler
Toplantı organizasyonlarında gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak, Bina temizliği ve düzeninin yapılmasını sağlamak, Çalışanların idari hizmetlerde kullandığı materyalleri ve gerecin temin ve bakımlarının yapılmasını sağlamak,
7. Genel Sekreterlik Tarafından Verilen Diğer Oda ile ilgili Görevleri Yerine Getirmek.

Şükran KAYIM

Özel Kalem Memuru

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
0 248 234 62 05 (111)